Finance & cashflow · Vaste lasten
Elke maand betaal je voor software die niemand opent.
Twintig licenties op het tekenpakket. Acht mensen hebben er al maanden geen tekening in gemaakt.
De situatie
De licenties staan als vaste kostenpost op de balans, net als huur en energie. Niemand kijkt er nog naar. Ondertussen zijn acht van de twintig gebruikers overgestapt naar een ander project, werkt de helft van het bedrijf nog in Excel in plaats van in de projecttool, en logt de helft van de medewerkers eens per kwartaal in op het CRM.
Hoe gaat dit bij jullie?
Wanneer zijn jullie softwarelicenties voor het laatst tegen het licht gehouden?
Jaarlijks, met het aantal gebruikers erbij
Dan heb je het ritme staan. De scherpere vervolgvraag is of jullie ook naar het gebruik kijken en niet alleen naar het aantal — een toegekende licentie zegt niets over een geopende.
Bij de verlenging, als het bedrag opvalt
Dan is de verlenging het enige moment van bezinning, en die komt meestal op een druk moment. Verlengen is dan de weg van de minste weerstand.
Nooit echt — het staat bij de vaste lasten
Dat is de meest voorkomende situatie. Vaste lasten worden zelden herzien, en juist daardoor stapelt hier jarenlang stil geld op.
Ik weet niet eens precies welke pakketten we hebben
Dat is vaker het geval dan ondernemers verwachten, en het is meteen de goedkoopste eerste iteratie van deze hele verzameling: één lijst maken kost een middag.
Wat we hier vaak zien
De besparing is meestal niet het interessantste dat deze oefening oplevert. Interessanter is welke werkwijze ooit is ingevoerd en stilletjes is doodgebloed zonder dat iemand het merkte.
Hoe dit vaak ontstaat
Software wordt aangeschaft op een moment dat er een duidelijke aanleiding is. Daarna verhuist het bedrag naar de vaste lasten, en vaste lasten worden zelden opnieuw beoordeeld. Er is geen moment in het jaar waarop iemand de vraag stelt of dit nog klopt met hoe er nu gewerkt wordt.
Wat er onder de oppervlakte gebeurt
Het gaat zelden om het geld alleen. Een licentie die niemand gebruikt, betekent meestal dat er een werkwijze is ingevoerd die het niet heeft gehaald — en dat niemand dat heeft opgemerkt. Het bedrag is het signaal; de verlaten werkwijze is de bevinding.
De richting van een oplossing
Maak één lijst: welk pakket, hoeveel licenties, wat kost het per maand, wanneer is er voor het laatst ingelogd. Die oefening alleen al maakt zichtbaar waar het geld heen gaat. Kijk vervolgens per pakket naar de reden van het lage gebruik — is het overbodig geworden, of is het nooit goed ingevoerd? Dat zijn twee heel verschillende gesprekken met twee heel verschillende uitkomsten.
Of een pakket weg kan, is geen rekensom. Iemand moet beoordelen of het weinig gebruikt wordt omdat het niet nodig is, of omdat het nooit is opgepakt. Alleen het eerste is een besparing.
Waar het op uitkomt
Uren aan werk dat niets toevoegt
Overtypen, opzoeken, herhalen en bijhouden. Per keer klein, per jaar een paar werkweken.
Uren die teruggaan naar vakwerk en klantcontact.
Sturen op oude cijfers
Afwijkingen worden zichtbaar op een moment dat je er niets meer aan kunt veranderen.
Bijsturen terwijl het nog kan, in plaats van achteraf verklaren.
Vragen die verder helpen
- Welke pakketten betalen jullie maandelijks, en voor hoeveel gebruikers?
- Wanneer is er voor het laatst ingelogd door elk van die gebruikers?
- Welk pakket is ooit ingevoerd maar nooit echt overgenomen door het team?
Wat je zou meten
- Aantal licenties zonder aanmelding in de laatste drie maanden
- Maandbedrag aan licenties afgezet tegen actieve gebruikers
Vervolgstappen in dezelfde lijn
Zullen we hier eens samen naar kijken?
Een verdiepingsgesprek van ongeveer dertig minuten. Geen beoordeling, geen offerte aan het eind — samen verkennen wat er speelt en wat een eerste kleine iteratie zou kunnen opleveren.