Continuïteit & sturing · Bezetting
De vacature staat sinds het voorjaar open. Het team doet het erbij.
In het begin voelde het tijdelijk. Na vijf maanden is het gewoon hoe het gaat.
De situatie
Een paar reacties, twee gesprekken, één kandidaat die het niet werd. Ondertussen zijn de taken verdeeld: de een neemt de planning erbij, de ander de calculaties, de derde doet storingen na zijn eigen dag. Niemand klaagt hardop. Maar alles zonder deadline blijft liggen — offertes nabellen, werkvoorbereiding opruimen. En de ondernemer doet weer taken die hij twee jaar geleden had overgedragen.
Hoe gaat dit bij jullie?
Wat gebeurt er bij jullie met het werk van een functie die niet ingevuld raakt?
We hebben het herverdeeld en vastgelegd wie wat doet
Dan is het een bewuste inrichting geworden in plaats van een noodgreep. De vervolgvraag is of dat ook betekent dat de vacature nog nodig is in zijn oude vorm.
Het team vangt het op, het loopt wel door
Dat het doorloopt is precies het risico: er is geen zichtbaar probleem, dus geen urgentie. Wat wegvalt is het werk zonder deadline, en dat is het werk dat je vooruit helpt.
Ik doe zelf weer dingen die ik had overgedragen
Dan wordt de ondernemer opnieuw het knooppunt. Dat is meestal de duurste manier om een vacature op te vangen, en de moeilijkste om weer terug te draaien.
Dat is nooit precies verdeeld, het schuift vanzelf
Vanzelf schuiven betekent meestal dat het bij de bereidwilligste collega terechtkomt. Dat is ook degene die er als eerste mee stopt.
Wat we hier vaak zien
Werkgevers met moeilijk vervulbare vacatures noemen vooral dat kandidaten de juiste vaardigheden of ervaring missen. Dat is deels aanbod, maar deels ook hoe de functie is ingericht — een rol die op ongeschreven ervaring leunt, heeft per definitie weinig kandidaten.
Hoe dit vaak ontstaat
Krapte is de aanleiding, niet de hele verklaring. Zolang het werk doorloopt, is er geen zichtbaar probleem en dus geen aanleiding om iets te veranderen. De tijdelijke oplossing wordt de nieuwe inrichting zonder dat iemand daartoe heeft besloten. En de functie is vaak gegroeid rond de persoon die hem deed — wat er precies bij hoorde, zat in zijn routine en staat nergens.
Wat er onder de oppervlakte gebeurt
Twee dingen tegelijk. Capaciteit: het werk dat het bedrijf beter zou maken, is precies het werk dat wegvalt. En overdraagbaarheid: dat de vacature moeilijk te vervullen is, hangt samen met dat het werk nooit is beschreven. Hoe meer een rol leunt op ongeschreven ervaring, hoe kleiner de groep die hem kan overnemen.
De richting van een oplossing
Beschrijf eerst wat de functie werkelijk inhoudt — niet als advertentie, maar als lijst van taken en beslissingen. Dat levert een vacaturetekst die klopt én zicht op wat iemand met minder ervaring zou kunnen doen. Splits daarna de rol: vaak blijkt het grootste deel goed aanleerbaar en is de moeilijk vervulbare kern kleiner dan gedacht. Maak tot slot zichtbaar wat er blijft liggen — zolang het team het stilzwijgend opvangt, is er geen urgentie en verandert er niets.
Beoordelen of iemand bij het team past en het vak kan leren, blijft mensenwerk. En de afweging hoe lang je een team extra kunt belasten voordat je iemand kwijtraakt, is een oordeel van de ondernemer — meestal korter dan hij denkt.
Waar het op uitkomt
Druk op je mensen
Onderbrekingen, dubbel werk en brandjes blussen kosten energie die niet in de planning staat.
Ruimte voor het werk waarvoor je je mensen hebt aangenomen.
Groei die vastloopt
Meer omzet betekent nu automatisch meer druk op dezelfde paar mensen, meestal op de eigenaar.
Kunnen groeien zonder dat de werkdruk evenredig meegroeit.
Vragen die verder helpen
- Welk werk blijft liggen zolang deze plek open staat?
- Welk deel van die functie zou iemand met minder ervaring kunnen doen?
- Wie draagt nu de meeste extra taken, en hoe lang houdt hij dat vol?
Wat je zou meten
- Aantal maanden dat de vacature openstaat
- Extra taken of overuren per medewerker sinds het ontstaan ervan
Vervolgstappen in dezelfde lijn
Zullen we hier eens samen naar kijken?
Een verdiepingsgesprek van ongeveer dertig minuten. Geen beoordeling, geen offerte aan het eind — samen verkennen wat er speelt en wat een eerste kleine iteratie zou kunnen opleveren.